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MCNA protège vos informations

MCNA est fière de faire figure de chef de file reconnu dans le secteur de l'assurance dentaire. Une de nos forces est notre capacité à administrer les régimes de soins dentaires d'une manière efficace et novatrice, tout en protégeant les renseignements sur la santé de nos membres. Nous nous engageons à respecter les exigences et les normes de la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. Nous démontrons notre engagement par le biais de nos actions.

MCNA a mis en place des politiques et des procédures d'entreprise pour se conformer aux dispositions de l'HIPAA. Nous assurons régulièrement la formation et l'éducation des employés en ce qui concerne les exigences de l'HIPAA afin de garantir l'application de ces politiques et procédures.

Avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée

Cet avis décrit la manière dont les renseignements médicaux vous concernant peuvent être utilisés et divulgués, et la manière dont vous pouvez y accéder. Veuillez le lire attentivement. La confidentialité de vos renseignements médicaux est importante pour nous.

Cet avis prend effet le 14/04/03. Ces pratiques en matière de protection de la vie privée ont été mises à jour en juin 2018. Elles resteront en vigueur jusqu'à ce qu'elles soient modifiées. Cet avis s'applique à tous les programmes dentaires MCNA administrés par Managed Care of North America et MCNA Insurance Company.

Quelles sont les obligations légales de MCNA concernant l'avis des pratiques en matière de protection de la vie privée ?

La loi stipule que MCNA doit garder vos renseignements médicaux confidentiels. Nous devons vous informer de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, de nos obligations légales et de vos droits. Nous devons respecter les pratiques en matière de protection de la vie privée qui figurent dans cet avis. Si nécessaire, nous pourrons modifier l'avis et celui-ci s'appliquera à tous les renseignements médicaux que nous conservons. Dans ce cas, le nouvel avis sera disponible sur demande, publié sur notre site Web ou nous vous en enverrons une copie (par voie électronique ou par courrier). Les modifications doivent être conformes à la loi. Les modifications peuvent s'appliquer à tous les renseignements médicaux, anciens ou nouveaux, dont nous disposons. Cet avis sera modifié avant la modification de nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Que sont les renseignements médicaux personnels ?

Les renseignements médicaux personnels comprennent à la fois les informations médicales et les informations individuellement identifiables, comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre numéro de sécurité sociale. Ces informations sont créées ou reçues par un prestataire de soins de santé ou un régime de santé et sont liées à votre santé ou à votre état physique ou mental, à la délivrance de soins médicaux ou au paiement de ces soins. Nous protégeons ces informations sous tous les formats, y compris les informations électroniques, écrites et orales.

Comment protégeons-nous vos renseignements ?

Conformément aux lois fédérales et nationales et à notre propre politique, nous avons la responsabilité de protéger la confidentialité de vos renseignements. Nous avons mis en place des mesures de protection pour protéger vos renseignements, notamment :

• En limitant qui peut voir vos renseignements et comment nous les utilisons ou divulguons.
• En vous informant de nos obligations légales concernant vos renseignements.
• En formant nos employés et associés aux politiques et procédures de l'entreprise en matière de protection de la vie privée.

Quels sont mes droits concernant mes renseignements médicaux ?

Vous trouverez ci-dessous vos droits en vertu des règles de confidentialité. Vous avez le droit de :

• Obtenir une copie de votre dossier médical et de vos antécédents.
  • Vous pouvez demander à voir ou obtenir une copie de votre dossier médical et de vos antécédents ou d'autres informations médicales que nous détenons à votre sujet. Demandez-nous comment faire.
  • Nous vous fournirons une copie ou un résumé de votre dossier médical et de vos antécédents, généralement dans les 30 jours suivant votre demande. Des frais raisonnables, basés sur les coûts engendrés, peuvent vous être facturés.
• Nous demander de corriger (modifier) votre dossier médical et vos antécédents.
  • Vous pouvez nous demander de corriger votre dossier médical ou vos antécédents si vous pensez que des informations sont incorrectes ou incomplètes. Nous pouvons refuser votre demande si nous n'avons pas créé l'information, si nous ne la conservons pas ou si elle est correcte et complète.
  • Nous pouvons refuser votre demande, mais nous vous informerons de la raison par écrit dans les 60 jours.
• Demander des communications confidentielles.
  • Vous pouvez nous demander de vous contacter d'une manière spécifique (par exemple par téléphone à domicile ou au bureau) ou d'envoyer des courriers à une adresse différente pour éviter une situation dangereuse.
  • Nous prendrons en considération toutes les demandes raisonnables et devrons accéder à votre demande si le cas contraire cela représentait un danger pour vous.
• Nous demander de limiter (restreindre) ce que nous utilisons et partageons.
  • Vous pouvez nous demander de ne pas utiliser ou partager certaines informations médicales pour le traitement, le paiement ou nos opérations .
  • Nous ne sommes pas obligés d'accepter votre demande et nous pouvons dire « non » si cela affecte vos soins. Vous avez également le droit d'accepter ou de mettre fin à une restriction précédemment sollicitée.
• Obtenir une liste des personnes avec qui nous avons partagé des informations.
  • Vous pouvez demander une liste (reddition de compte) de toutes les fois où nous avons partagé vos informations de santé lors des six années précédant la date de votre demande, avec qui nous les avons partagées et pourquoi.
  • Nous inclurons toutes les divulgations, à l'exception de celle concernant le traitement, le paiement et les opérations de soins médicaux, ainsi que certaines autres divulgations (comme celles que vous nous avez demandé de faire). Nous vous fournirons une reddition de compte par an gratuitement, mais vous facturerons un coût raisonnable, basé sur les frais engendrés, si vous demandez une nouvelle reddition au cours des 12 mois.
• Obtenir une copie de cet avis de confidentialité.
  • Vous pouvez demander une copie papier de cet avis à tout moment, même si vous avez accepté de recevoir l'avis par voie électronique. Nous vous fournirons une copie papier dans les meilleurs délais.
• Choisir quelqu'un pour agir en votre nom.
  • Si vous avez donné une procuration médicale à quelqu'un ou si une personne est votre tuteur légal, cette personne peut exercer vos droits et faire des choix concernant vos renseignements médicaux.
  • Nous nous assurerons que la personne a ce pouvoir et peut agir en votre nom avant d'engager toute action.
• Dites-nous si vous souhaitez partager des informations avec votre famille, vos amis proches ou d'autres personnes impliquées dans le paiement de vos soins. Si vous n'êtes pas en mesure de nous communiquer votre préférence, par exemple si vous êtes inconscient, nous pouvons prendre les devants et partager vos informations si nous pensons que c'est dans votre intérêt.

Comment MCNA utilise ou partage mes renseignements médicaux ?

Nous sommes autorisés ou tenus de partager vos renseignements d'autres manières. Nous devons remplir de nombreuses conditions prévues par la loi avant de pouvoir partager vos informations aux fins indiquées ci-dessous.

• Aider à résoudre des problèmes d'ordre public ou sanitaire
  • Nous pouvons partager des renseignements médicaux vous concernant dans certaines situations, telles que :
    • Prévention des maladies
    • Aide au rappel de produits
    • Déclaration des effets indésirables des médicaments
    • Signalement des cas présumés d'abus, de négligence ou de violence domestique
    • Prévention ou réduction d’une menace grave pour la santé ou la sécurité d'autrui
• Recherche médicale
  • Nous pouvons utiliser ou partager vos informations dans le cadre de la recherche médicale
• Conformité avec la loi
  • Nous partagerons les renseignements vous concernant si les lois de l'État ou les lois fédérales l'exigent, notamment avec le Department of Health and Human Services (ministère de la santé et des services sociaux), afin qu'il puisse s'assurer que nous respectons la loi fédérale sur la protection de la vie privée.
• Répondre aux demandes d'indemnisation des travailleurs, d'application de la loi et d'autres demandes gouvernementales
  • Nous pouvons utiliser ou partager les renseignements médicaux vous concernant :
    • Pour les demandes d'indemnisation des accidents du travail
    • À des fins d'application de la loi avec un fonctionnaire chargé de l'application de la loi
    • Avec les organismes de surveillance de la santé pour les activités autorisées par la loi
    • Pour les fonctions gouvernementales spéciales telles que les services militaires, de sécurité nationale et de protection présidentielle
• Répondre aux poursuites judiciaires et aux actions en justice
  • Nous pouvons partager des renseignements médicaux sur vous en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative, ou en réponse à une assignation à comparaître.
• Participer aux interventions des secours en cas de catastrophe
• Vous contacter pour vous informer sur les prestations et les services médicaux, des rappels de rendez-vous ou des alternatives de traitement susceptibles de vous intéresser si vous n'avez pas exercé votre droit de refus comme décrit ci-dessous.
• Partager vos informations avec le promoteur de votre régime pour lui permettre d'exécuter des fonctions d'administration du régime telles que les activités concernant l'admissibilité, l'inscription et la désinscription. Nous ne partagerons pas d'informations détaillées sur la santé avec le promoteur de votre régime, sauf si vous nous en donnez l'autorisation ou si le promoteur de votre régime a certifié qu'il acceptait de préserver la confidentialité de vos informations.
• Divulguer vos renseignements médicaux à un coroner ou à un médecin légiste. Nous pouvons également divulguer des renseignements médicaux aux directeurs de pompes funèbres conformément au droit applicable pour exercer leurs fonctions.
• Nous ne partagerons jamais vos informations à des fins promotionnelles, nous ne vendrons pas vos renseignements médicaux personnels et nous ne partagerons pas la plupart des utilisations et des divulgations des notes de psychothérapie, sauf si vous nous en donnez la permission écrite.

Quelles sont les responsabilités de MCNA concernant mes renseignements médicaux ?

Nous sommes tenus par la loi de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements médicaux protégés. Nous vous informerons rapidement en cas de violation susceptible d'avoir compromis la confidentialité ou la sécurité de vos informations. Nous devons respecter les devoirs et les pratiques en matière de confidentialité décrits dans cet avis et vous en donner une copie. Nous n'utiliserons ou ne partagerons pas vos informations autrement que de la manière décrite ici, sauf si vous nous en donnez l'autorisation par écrit. Si vous nous dites que nous le pouvons, vous pouvez changer d'avis à tout moment. Si vous changez d'avis, faites-le-nous savoir par écrit.

Quels types de communication de la part de MCNA puis-je refuser ?

• Rappels de rendez-vous
• Alternatives de traitement ou autres prestations ou services liés à la santé
• Activités de collecte de fonds

Que faisons-nous de vos informations lorsque vous n'êtes plus membre ou que vous n'êtes plus couvert par notre intermédiaire ?

Vos informations peuvent continuer à être utilisées aux fins décrites dans le présent avis lorsque votre adhésion est résiliée ou que vous n'êtes plus couvert par notre intermédiaire. Après la période de conservation légale requise, nous détruisons les informations en suivant des procédures strictes pour en préserver la confidentialité.

Comment puis-je exercer mes droits ? Que dois-je faire si je pense que ma vie privée a été violée ?

Si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous estimez que votre vie privée a été violée de quelque manière que ce soit, vous pouvez déposer une plainte auprès de nos services de la manière suivante :

• En nous appelant gratuitement au 1-800-494-6262 à tout moment
• En nous envoyant votre demande ou votre plainte par courrier électronique àcompliance_reporting@mcna.net
• En envoyant votre demande par écrit à :
  • MCNA Dental
    Attention: Privacy Officer
    200 West Cypress Creek Road, Suite 500
    Fort Lauderdale, Florida 33309

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du U.S. Department of Health and Human Service Office for Civil Rights (bureau des droits civils du ministère américain de la santé et des services sociaux) en :

• Envoyant une lettre à l'adresse suivante : 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201
• En appelant le 1-877-696-6775
• En vous rendant sur le site www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/

Vous ne subirez aucunes représailles de notre part si vous déposez une plainte.

Vous pouvez télécharger une copie de cet avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée en cliquant ici.

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